隨著中國(guó)整體教育水平的不斷提升，不少大中型、重點(diǎn)院校的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，相比普通企業(yè)，該類教育機(jī)構(gòu)的辦公輸出也有著明顯的特殊性，如：除了日常辦公的復(fù)印、掃描文檔外，還會(huì)有考試期間的復(fù)印試卷及畢業(yè)季前的論文打印等突發(fā)情況。因此，大中型、重點(diǎn)院校等教育機(jī)構(gòu)對(duì)于辦公設(shè)備的管理及優(yōu)化也迫在眉睫。

廣東某所重點(diǎn)大學(xué)，是華南地區(qū)國(guó)家化人才培養(yǎng)、外語(yǔ)文化、對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、國(guó)際戰(zhàn)略研究的重要基地。在校全日制本科生達(dá)到20013人，博士、碩士研究生為2571人，各類成人本專科生、進(jìn)修及培訓(xùn)生、外國(guó)留學(xué)生共有11000多人。該學(xué)校位于廣州，轄3個(gè)校區(qū)，21個(gè)教學(xué)單位和1個(gè)獨(dú)立學(xué)院。該學(xué)校原先配備一體機(jī)、打印機(jī)、掃描儀共380臺(tái)左右,其中打印機(jī)為260臺(tái)，傳真機(jī)與掃描儀共40臺(tái)，及80臺(tái)復(fù)合機(jī)，不僅涉及多個(gè)品牌，而且分布于不同的3個(gè)校區(qū)，難以管理。

對(duì)癥下藥 OPS綜合提案服務(wù)切實(shí)解決存在難題

由于行政、后勤、各學(xué)院部門及學(xué)生都有不同層次的打印、復(fù)印需求，而且設(shè)備位于不同校區(qū)、不同的學(xué)院部門內(nèi)，給管理、應(yīng)用及維修都帶來(lái)不便。首先，因?yàn)樯婕岸鄠€(gè)品牌，不同型號(hào)、不同類型的辦公設(shè)備共380臺(tái)，品牌雜亂且分布于不同校區(qū)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理；個(gè)別設(shè)備利用率極低，導(dǎo)致一定程度的浪費(fèi)。其次，由于采取"無(wú)限制打印"，導(dǎo)致打印成本激增難以控制，且紙張浪費(fèi)的情況屢見不鮮，非常不利于環(huán)保。此外，各學(xué)院部門的老師均自行購(gòu)買碳粉耗材，不僅不利于合理調(diào)配資源，而且也給老師增加了額外的工作量，影響正常教學(xué)工作。同時(shí)，設(shè)備在售后、運(yùn)維及服務(wù)方面也難以得到保證，這些難題讓學(xué)校相關(guān)設(shè)備管理部門頭痛不已。

柯尼卡美能達(dá)OPS綜合提案服務(wù)

針對(duì)該大學(xué)的現(xiàn)狀，柯尼卡美能達(dá)為該校提供了OPS綜合提案服務(wù)（Optimised Print Services），從前期咨詢、改善實(shí)施及后期管理三個(gè)階段為客戶提供了全面的優(yōu)化服務(wù)。在前期與學(xué)校IT管理部門討論及調(diào)研后，柯尼卡美能達(dá)的團(tuán)隊(duì)提出從設(shè)備、流程、成本及安全等多個(gè)方面進(jìn)行全面優(yōu)化。在設(shè)備方面，減少打印機(jī)和傳真機(jī)的數(shù)量，將打印、復(fù)印、掃描及傳真等功能整合到復(fù)合機(jī)中實(shí)現(xiàn)，這樣不僅有利于設(shè)備的統(tǒng)一管理，而且空間布局也更為合理。同時(shí)，建議該校淘汰功能單一和超出報(bào)廢年限的設(shè)備。實(shí)施整合后，設(shè)備總數(shù)從380臺(tái)降至100臺(tái)，均統(tǒng)一為柯尼卡美能達(dá)一個(gè)品牌。

柯尼卡美能達(dá)OPS綜合提案服務(wù)

在流程優(yōu)化方面，柯尼卡美能達(dá)在該校的MBA學(xué)院和國(guó)際學(xué)院導(dǎo)入了專業(yè)的"文檔掃描捕獲編輯"解決方案，將學(xué)院部門經(jīng)常使用的PDF文件，通過(guò)掃描快速轉(zhuǎn)化成可編輯的文檔格式，大幅提高了辦公效率。在成本及安全方面，由于在所提供的復(fù)合機(jī)設(shè)備中配備了AU-201刷卡認(rèn)證組件，只有通過(guò)刷卡認(rèn)證才能進(jìn)行輸出，有效規(guī)避了"無(wú)限制打印"所造成的紙張成本浪費(fèi)。同時(shí)刷卡認(rèn)證輸出也顯著提高了該校檔案室和院辦公室的機(jī)密文件的信息安全性。

在售后服務(wù)方面，柯尼卡美能達(dá)還為該校提供了統(tǒng)一的售后管理服務(wù)，根據(jù)用戶需求定制相應(yīng)的解決方案。例如：柯尼卡美能達(dá)提供遠(yuǎn)程監(jiān)控或現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，監(jiān)控設(shè)備的使用狀態(tài)及報(bào)錯(cuò)情況，同時(shí)及時(shí)提醒現(xiàn)場(chǎng)更換耗材以及所需替換的零部件。此外，定期輸出管理報(bào)告，尋找和解決問(wèn)題，并提供更深入的優(yōu)化和改進(jìn)的方案等，確保了設(shè)備長(zhǎng)期、穩(wěn)定的運(yùn)作狀態(tài)并減少了IT管理人員在耗材采購(gòu)上耗費(fèi)的時(shí)間。